データ/書類紛失始末書　文例

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データ/書類紛失始末書　文例

代表取締役社長
〇〇〇〇　殿

令和〇年〇月〇日
営業部　〇〇〇〇　印

始末書

去る令和〇年〇月〇日私は、自宅で作業をするため、顧客リストの一部をフロッピーディスクに保存し持ち出しましたが、その帰り、ディスクの入ったバックを紛失してしまいました。警察に遺失物届けを同日提出し、連絡をまちましたが、未だ手元に戻っておりません。
持ち出したデータは、我部での2月受注実績を示すリストであり、顧客数で25件分のデータです。
データの持ち出しは、社内規定に違反する行為であることをしりつつ、このような事態となったことは、弁解の余地もありません。
このことで、会社に多大なご迷惑とご心配をおかけしましたことを深くお詫びいたしますとともに、二度とこのような規定違反を犯さないことを固くお誓いいたします。
なお、この度の社内規定違反に関しまして、会社の決定を謹んでお受けする所存です。

以　上

データ/書類紛失の始末書での記載事項
1)個人情報の有無
2)関係先への注意喚起の必要性
3)情報の重要度
4)悪用されないか/事件性の有無
5)会社としてなすべきこと/事案の公表の有無/注意喚起
以上は、必ずしも全てを記載することはありませんが、不始末の内容によっては記載されてないと後になって確認される可能性がある事項です。作成の際のチェック表にしてください。

データ/書類等の紛失に関する始末書の書き方

紛失の始末書の基本記載事項と注意
1)宛先
基本的は社長宛であるが、事案が軽微であれば事業所の長/所属長の場合もある。
また、元請や客先等へ提出する場合は、指示した方例えば現場代理人や工場長宛とする。
2)日付
基本的に作成日とするが、提出期限が指定されている場合は提出日とする。
3)所属/氏名
4)表題
基本的に「始末書」とするが、上司の指示や会社の慣例に従う。
5)本文と構成
5-1 紛失状況の説明(発生日/状況/対応/事後の影響)など事実に基づき正確に記述する。
5-2 紛失による影響を説明(損害額/客先の心証)など現状を正確に記述する。
5-3 紛失した原因と自身のミスを明確にし、認める。
5-4 自身の非に対する謝罪。
5-5 再発防止へ誓約や今後の再発防止方法や心構え。
5-6 処罰の受け入れの表明又は、許しを請う文言。
5-7 再度謝罪の言葉で締める。

始末書の体裁

1.用紙
基本は、縦書き便せんですが、会社によってはワープロの横書きでもよい場合もり、会社の慣習に従う。
2.封筒と表書き
基本は、白無地の和封筒(縦長)に入れて提出するが、ワープロの場合、そのまま折らずに提出するのがよいでしょう。
封筒の表書きは、中央に「始末書」とだけ書く。
3.書き方
便せんでは、手書きとし、1行名の中央に「始末書」と書き、1行あけて文章を書く。
文末
上合わせで宛名「代表取締役社長　〇〇〇〇様」
改行して下合わせで自身の「所属/氏名　捺印」
上合わせで「日付」
ワープロの場合は、捺印を忘れないようする。
4.提出先
基本的に直属の上司経由で提出するが、直属の上司より高位の役職者から指示された場合、指示した方に持参して提出する。その際は、直属の上司に承認を得て提出するのがよいでしょう。

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