製品破損/商品汚損 始末書 文例(取引先宛)
令和〇年〇月〇日
〇〇〇〇株式会社
(代表取締役社長/〇〇工場 工場長)
〇〇〇〇 様
〇〇〇〇株式会社
代表取締役社長
〇〇〇〇 印
始末書
この度は、弊社よりお納めさせていただきました(商品/製品)に(キズ/破損/汚れ)がありまいたことで、貴社の信用を損なってしまい、深くお詫び申し上げます。
この度の商品(破損/汚損)が、製造過程で発生した破損を出荷検査で見落としたことが原因と判明し、弊社として、これまでも製造で(破損/汚損)がないよう細心の注意を払っていたにもかかわらず、まだまだ対策が十分ではないこと痛感させられ、深く反省をしております。
今後は、会社一丸となり(体制の強化/品質向上)に取り組んでまいることをお誓いいたしますとともに、(万が一にも/再度)同様なことがありましたら厳しい(ご措置/処分)を受けする覚悟でありますので、今回ばかりはご容赦賜りますよう伏してお願い申し上げます。
この度の不始末に関し、(改めて/本書をもって)深くお詫び申し上る次第です。
以 上
破損等に関する始末書の書き方
破損等に関する始末書の基本記載事項と注意
1)宛先
基本的は社長宛であるが、事案が軽微であれば事業所の長/所属長の場合もある。
また、元請や客先等へ提出する場合は、指示した方例えば現場代理人や工場長宛とする。
2)日付
基本的に作成日とするが、提出期限が指定されている場合は提出日とする。
3)所属/氏名
4)表題
基本的に「始末書」とするが、上司の指示や会社の慣例に従う。
5)本文と構成
5-1 破損させた状況の説明(発生日/状況/対応/事後の影響)など事実に基づき正確に記述する。
5-2 影響を説明(損害額/客先の心証)など現状を正確に記述する。
5-3 破損させた原因と自身の非を明確にし、認める。
5-4 自身の非に対する謝罪。
5-5 再発防止へ誓約や今後の再発防止方法や心構え。
5-6 処罰の受け入れの表明又は、許しを請う文言。
5-7 再度謝罪の言葉で締める。
始末書の体裁
1.用紙
基本は、縦書き便せんですが、会社によってはワープロの横書きでもよい場合もり、会社の慣習に従う。
2.封筒と表書き
基本は、白無地の和封筒(縦長)に入れて提出するが、ワープロの場合、そのまま折らずに提出するのがよいでしょう。
封筒の表書きは、中央に「始末書」とだけ書く。
3.書き方
便せんでは、手書きとし、1行名の中央に「始末書」と書き、1行あけて文章を書く。
文末
上合わせで宛名「代表取締役社長 〇〇〇〇様」
改行して下合わせで自身の「所属/氏名 捺印」
上合わせで「日付」
ワープロの場合は、捺印を忘れないようする。
4.提出先
基本的に直属の上司経由で提出するが、直属の上司より高位の役職者から指示された場合、指示した方に持参して提出する。その際は、直属の上司に承認を得て提出するのがよいでしょう。