推薦状とは、他者に人物や会社、商品、サービスなど積極的に紹介したり、薦めて何かを依頼する書面です。
推薦状は
1)就職や大学入試の際、添付が義務付けられている推薦状
2)推薦者から依頼されて自身の知人や友人、取引先など顔見知り宛に書く推薦状
3)製品のＰＲ、選挙の投票など多数の人に宛てて書く推薦状
など分類されます。
基本的に推薦状は、積極的に何かを薦める意味がありますからさほどよく知らない人物や会社のために
書く書面は、推薦状とせずに、封筒の題目を「紹介状」(持参や添付する場合)とし、文面にも「推薦」の言葉を使わず、
「紹介」を使うのがよいでしょう。
推薦状と銘打っても、「・・・・を私が保証します。」とか、「・・・・には絶対の自信があります。」
などの言葉は、成功報酬をもらって書く文章でない限りは、控えるのがよいでしょう。
あまりにも積極的な推薦状の場合、万が一のことがあると推薦した相手との信頼関係をそこなうこともありますので、
慎重な言葉選びを心がけるのがよいでしょう。
反対に、自身の身内や自社のために、何らかの依頼をしたい場合の推薦状は、最大限その人物なり会社、製品、サービスなりを
アピールする必要があります。
その際は、「私が責任を持って・・・・します」とか
「・・・は、自信をもってお薦めできます。」等々の言葉を使い、「この人が、責任もつ(取る)なら安心だ」とか、「この人が薦めるのなら大丈夫だ」と思わせる
内容とするのがよいでしょう。
推薦状は、推薦者本人と推薦される側の信頼関係の上に立って成り立つものです。
推薦者は、その後の信頼関係をも考慮し、推薦する内容の軽重と推薦する相手との信頼度/親密度のバランスを勘案した文章の強弱を調整する必要もあります。
推薦状は、その目的により何を書くべきか決まります。
推薦状を読む人と面識がない場合、時候の挨拶の後、まずは推薦者の自己紹介、そして紹介する人物(会社など)との関係を最初に書きます。
推薦状を読む人と面識がある場合は、紹介する人物(会社など)との関係が最初にきます。
その後に、そのものの長所、特徴、相手にとっつての有用性などアピールポイントを書いていきますが、重要なことは、
相手が、知りたいと思う主要な内容は勿論、本人や当事者に面と向かってきき難いような情報(例えば、会社の実情、評判、社長の人柄など)を付け添えてあげれば喜ばれるでしょう。
その場合は、推薦される側には見れないようにする配慮は必要です。
Posted: 2007 - Updated: 9/14/2007