1)報告書とは
報告書とは、社外/社内研修や業務の進捗などを上司に伝えるために提出するものの他、社外へクレームの対策や調査結果を知らせるための文書です。
報告書には、報告者と誰宛の報告かを記載します。その他、報告日、件名、目的、等々報告内容に応じて項目を追加して簡潔に書きます。また、必要があれば資料として配布資料、テキスト、写真なども添付します。
報告書を書く上で最も注意したいことは、簡潔にまとめることです。長くなるようなら、冒頭に要約(サマリー)を記載し、後に詳細を記載するようにします。報告を受ける側に配慮することが望まれます。
また、最後にコメント、感想、提案(社内文書の場合)や結論、総括、今後の対応(社外への報告の場合)などを書き添えることで、事実を網羅的に書いただけの報告書が締まるりますし、読む側に報告している
内容をより正確に伝えることができます。例えば、研修の報告書の場合、その研修を社内に応用する方法や手段、効果などを自分で考察し、上司に提案するとか、
他社の視察であれば、他社が実践している有効な方法を自社に応用するとどのような問題がり、どのような効果が期待できるかを記載すると、
上司はそれを読み需要な経営判断の調査資料を手にすることができます。報告書作成を単に義務と考えず、上司に自分の観察力や洞察力の鋭さを示す重要な業務と捉えるのがよいでしょう。
2)報告書の書き方。
1.長い文章で書かずに短文で箇条書的に書く。
報告をうける上司は大量の報告を受けるため出来る限り簡潔にわかりやすく書く。
2.管理職に必要な情報を網羅して書く。
売り上げ、利益、業績の予定などは定量的に書く。クレーム対応は、相手の状況や対応の詳細、原因、善後策を記載する。
3.経営の判断に役立つ情報を選択的に記載する。
新商品の客先評価や要望、改善要望などは、今後の経営戦略に欠かせない情報なので詳細に報告する。
部内/社内で共有すべき情報は記載する。例えば、取引業者の信用状況や業績の状態など、自分が入手した情報で重要な情報は全員が共有すできるように記載する。
Posted: 2005 - Updated: 12/28/2006