カラーコピー機導入/更新 稟議書/起案書文例

令和〇年〇月〇日
起案者　　　　　　　　印

社　長　 　殿　　　　
起案番号　第00-00000号
決裁日　令和　　年　　月　　日
認可　条件付認可　保留　否決
　
{　　　決裁　印　　　}　　　
　
　

決裁印：専務　総務部長　人事部部長　担当部課長
　

　

カラーコピー機導入の件

各署よりカラーコピー機の導入を希望する声がたかまり、実態について調査しました。その結果、カラーコピー機の導入が業務に与える効果が高い判断いたしましいた。コスト面でも、カラーコピーの価格は下がっており、従来よりもモノクロコピー機の基本リース料との差額は縮小し、月額11,000円高いだけとなっています。また、カウンター料も従来　70円/枚だったのが、45円/枚まで下がってきています。
つきましては、来月末の現コピー機リース期間満了を期にカラーコピー機を導入してよいかお伺いいたします。

記

1　希望機種　　　　　CRCP-2000
2　数　　量　　　　　１台
3　購 入 先　　　　 〇〇〇事務機
4　月額基本リース料　　　19,000円(５年リース)
5　ランニング費用
　　　カウンター料金(白黒)　　6.5円
　　　カウンター料金(カラー)　45円
6　カラーコピー導入の検討結果
　従来は、カラーコピーが必要な場合、コピー専門店に依頼していて、今年度8月までの実績で、約100枚/月(6,000円/月)支出しています。これを自社のコピー機でコピーした場合、4,500円かかります。モノクロコピーとの月額リース料の差額は11,000円ですから11,000-(6,000-4,5000)＝9,500が差額となります。また、コピー専門店でのコピーの場合、依頼と受取りの手間(約30分)がかかります。月4回依頼して2,400円(時給1,200円/事務職)も考慮すると、月額のトータルコストで7,100円のコスト高です。
しかしながら営業活動においては、モノクロコピーの商品説明書では、色合いの説明ができないばかりか、競合他社がカラー版の説明資料を提出した場合、明らかに説得力に欠けます。これからますます他社のカラーコピー導入は進むと考えられますので、当社もカラー版にせざるを得ない状況もまた増加します。それにより上述のしたコストの差額は、将来的にかなり縮小し、営業面でのメリットや事務の効率化等の効果で吸収される額になると判断しました。
7　添付資料
　CRCP-2000　カタログ
　機能、価格比較表
　見積書　〇〇事務機(モノクロ機とカラー機の2案)
　　　　　〇〇〇情報機器販売(相見積もり)

以　上