不良品の交換 依頼メール文例(取引先宛)

件名:(不良品の交換のお願い/「〇〇」不良品の件)

〇〇〇〇株式会社
(部署名/役職)　〇〇〇〇　様
　
〇〇〇〇株式会社
(営業部/〇〇部)〇〇です。
　
平素はお世話になっております。
　
この度は、「〇〇」不良の件で貴社に多大なご迷惑をおかけしておりますこと、深くお詫び申し上げます。
　
貴社よりご指摘のあった(不具合/不良)につきまして弊社で詳細に調査しましたところ、(〇〇部分の/〇〇/〇〇部品)に問題があることが、判明いたしました。
この問題の抜本的解決策としては、〇〇の(部品交換/ファームの入れ替え/ROM交換)/〇〇)を(させていただくしかなく/するしかないとの結論に至り)、(新たな部品調達しております/部品交換のため〇〇を一旦弊社にお送りいただけるようお願いすることとなりました)。
　
つきましては、〇〇(の一旦回収と部品交換を/は回収させていただき、良品をお送り)させていただきたく存じます。
貴社には、多大なご(迷惑/不便)をおかけ(いたしますが/するのは重々承知しておりますが)、今回の不具合の解消には(〇〇をする必要があり、一旦回収させて/補修が必要不可欠でありますので、回収ご協力)いただけますようお願いいたします。
　
取り急ぎ、お詫びと不良品(回収/ご返送)のお願いを申し上げます。
　
　送り先
　　〒000-0000
　　〇〇県〇〇市〇〇区〇〇000
　　〇〇〇〇株式会社
　　〇〇〇部〇〇課　〇〇宛
　　電話番号　000-0000-0000
　
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　　　　　　署名
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件名:(〇〇不良お詫びと返送のお願い/「〇〇」不良の件)

〇〇〇〇株式会社
(部署名)　〇〇〇〇 様
　
〇〇〇〇株式会社
(営業部/〇〇部)〇〇です。
　
早速ながら貴社より(ご連絡をお受けしたトラブル/ご指摘いただいた不具合)に関して弊社において(調査をしたところ/検討し、)「〇〇」の(部品不良の可能性が高いと判断に至りました/不良が(確認/判明)されまた)。
貴社に多大なご迷惑をおかけすることとなり深くお詫び申し上げます。
　
貴社で発生した(トラブル/不具合)について検討しましたが、(〇〇部分の/〇〇/〇〇部品)に問題がある(ことが、明らかであります/可能性が高いと思われます)。
今回判明した(不良/異常な動作/不具合)は、そのまま(使用する/放置する)と(〇〇/高温)になる可能性がある重大な問題とも考えられますので、誠に申し訳ないことでありますが、(部品交換/適切な処置)をするまでは、ご使用いただかないようお願いいたします。
　
つきましては、〇〇(の一旦回収と部品交換を/は回収させていただき、良品をお送り)させていただきたく存じます。
貴社には、多大なご(迷惑/不便)をおかけ(いたしますが/するのは重々承知しておりますが)、今回の不具合の解消には(〇〇をする必要があり、一旦回収させて/補修が必要不可欠でありますので、回収ご協力)いただけますようお願いいたします。
　
なお、(日程等の調整などについては/本件に関しましては)、営業担当〇〇が責任もって対応いたしますので、(何なりとお申し付け/ご不明なことがありましたらお問い合わせ)ください。
改めて(ご説明/ご報告)にお伺いいたしますが、お詫びとお願いを申し上げます。
　
　送り先
　　〒000-0000
　　〇〇県〇〇市〇〇区〇〇000
　　〇〇〇〇株式会社
　　〇〇〇部〇〇課　〇〇宛
　　電話番号　000-0000-0000
　
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　　　　　　署名
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