交渉状（不良品交換交渉）文例と書き方

株式会社　ОΟОΟ
ОΟО部
ΟООΟ　様

平成　年　月　日
株式会社　ОΟОΟΟ
資材部　ΟООΟ　印
電話***-****-****

ОΟОΟの件

平素は、大変お世話になっております。
早速ですが、先般納入いただいたОΟО（納品書No.*****）に不良品が発見されましたので、急ぎご通知いたしました。
納入いただいたОΟОΟは、納入日の翌日（Ο月Ο日）に当社受け入れ検査を実施しました。 その際、Ο個中Ο個に（破損/色落ち/損傷）が見受けられ、当社規定で不良品と判定いたしました。 発見された不良品は速やかに返送いたしましたので、貴社においても現品の状態をご確認ください。
ついては、不良状態のご確認後速やかに（代替え/交換品）を納品いただきたく存じます。
又は、
ついては、不良状態をご確認いただき至急（代替え/交換品）の納品可能日をご連絡くだいさい。
なお、本件に関しまして何かご不明なことがありましたら小職までお問い合わせください。
取り急ぎ、不良品返送のご連絡と（代替え品/交換品）納入のお願いまで 。

以上