不良品(交換品送付案内)お詫びメール文例

件名:(〇〇不良のお詫びとご返送お礼/お詫びと交換品送付のご案内)

〇〇〇〇株式会社
(部署名)　〇〇〇〇 様
　
〇〇〇〇株式会社(営業部/〇〇部)〇〇です。
　
平素は(格別のお引き立てを賜り/弊社(製品をご(愛顧/使用)/商品を)ご購入いただき)、心よりお礼申し上げます。
　
(この度は、弊社より送付いた/早速ながら今回お送り)しました(〇〇が(破損/汚れて/貴社の規格に外れて)いた/(商品/製品)が正常に動作しない不具合がある)とのことで、心よりお詫び申し上げます。
　
貴社よりご返送いただいた〇〇(を詳しく調べ/の状態を確認し)ましたところ、(輸送時の取り扱いが/製造過程で発生した破損を出荷検査で見落としたことが)原因と判明いたしました。
　
このうえは、本件の原因を徹底的に分析して(その対策を講じる/再発防止へ繋げてまいる/体制の強化をはかる)所存でありますので、この度のことは、何卒ご(容赦/お許し)いただけますようお願い申し上げます。
　
なお、(交換品/代品)は、(本日/明日)発送いたしますので、ご(査収/検収)のほどよろしくお願い申し上げます。
　
まずは、不良の(お詫びかたがたご報告/交換品送付のご案内)まで申し上げます。
　
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　　　　　　署名
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件名:(〇〇不良のお詫びと不良品返送のお願い/「〇〇」不良の件/〇〇不良のお詫び)

〇〇〇〇株式会社
(部署名)　〇〇〇〇 様
　
〇〇〇〇株式会社(営業部/〇〇部)〇〇です。
　
平素は(格別のお引き立てを賜り/弊社(製品をご(愛顧/使用)/商品を)ご購入いただき)、心よりお礼申し上げます。
　
(この度は、弊社より送付いた/早速ながら今回お送り)しました(〇〇が(破損/汚れて/貴社の規格に外れて)いた/(商品/製品)が正常に動作しない不具合がある)とのことで、心よりお詫び申し上げます。
　
つきましたは、取り急ぎ(別の〇〇/交換品)を(発送/お送り/お届け)いたしますので、ご(検収/査収)ください。
また、(誠に/お手数おかけして)(申し訳ありませんが/心苦しいのですが)、(破損した/汚損がみられる/お手元の)〇〇は下記へ着払いにてご返送いたますようお願い申し上げます。
　
また、回収品が届きましたら、(破損/キズ/不良)の状態を調査しまして、(後日/できる限り早く)、(原因/原因と対策)をご報告させていただきます。
　
取り急ぎ、不良のお詫びと不良品ご返送のお願いまで申し上げます。
　
　1.送り先
　　〒000-0000
　　〇〇県〇〇市〇〇区〇〇000
　　〇〇〇〇株式会社
　　〇〇〇部〇〇課　〇〇宛
　　電話番号　000-0000-0000
　2.問い合わせ担当者
　　〇〇部〇〇課 担当〇〇
　　電話番号　000-0000-0000
　　メールアドレス　yyyyy@ddddd.ne.jp
　
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　　　　　　署名
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