社用封筒の書き方/印刷方法で確認すること
1.長形封筒を横書きで書く場合、必ず右に入れ口がくるよう宛名を書く。逆向きだと縦たとき差出人が右側にきて、弔事の場合の書き方となるため、不吉な印象を与えるおそれがある。
2.住所は可能な限り１行に収めるようにするが、やむを得ない場合は2行とる。
3.会社名/部署名を住所の行を改行して隣の行と頭合わせしで書く。また、(株)のように会社名/部署名は省略しない。
4.宛名の上に役職を書くとき、役職名が長い場合は役職を書き、改行してから役職名より大きい字で宛名を書く。
5.社用封筒の場合、差出人は表面に書く欄があるものはそこに書く。ない場合は、例のように封筒裏面中央の下に書く。
表面のその他(脇付等)表記の書き方
脇付けや内容物の説明は、宛名より下の左下に朱書きします。
1.脇付けの意味
昔から定型郵便物の表面には5文字以内の文字を書いてよかったため、２文字で以下の意味をもたせ言葉を書く習慣があります。これを脇付けといいます。
「親展(しんてん)」-宛名人が開封してくださいの意
「重要」-内容が重要事項にかかわるので、慎重に扱ってくださいの意
「至急」-特に急を要する書類ですの意
「社用」-宛名人が不在/異動でも当該業務の担当者宛の意
2.内容物の説明
脇付け以外には、定型郵便物の表面には内容物の説明を記載できます。
それに用いるのが、「・・・在中」です。脇付けと違い文字数制限はありあせんが、「在中」は必須です。
例えば「写真在中」「申し込み用紙在中」など朱書きして注意喚起の意味をもつ。
2.速達の表示は、縦長の郵便物/ゆうメールなら表面の右上部に、横長の郵便物/荷物なら右側部に、赤い線(太マジック5〜6mm程度)を表示する。速達に相当する郵便切手を貼ればそのままポストに投函してよい。