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稟議書/起案書文例と書き方

稟議書/起案書の書き方のポイント

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 稟議書(りんぎしょ:会社によっては起案書と呼ぶ場合もある)とは、起案者が決定する権限のある上司に対して決裁や承認を得るために提出するの文書です。
 稟議書には、件名、理由、目的、予算、などの項目を簡潔に書きます。決裁をする上で必要と思われる資料、例えば、詳細な比較検討書や参考となる技術資料、実行計画書や概算見積書・物品購入ならカタログなども準備べきでしょう。そして、これらの資料類は稟議書とは別に添付書類とします。稟議書本文は、簡潔にまとめて書きます。長くともA4用紙2〜3枚程度にとどめることで、多忙な経営者の時間を節約させることができます。起案内容の補足説明部分として添付書類を参照させるスタイルがよいでしょう。
 
稟議書の回覧すべき人や、順序は会社により異なります。また、最終の決裁権者は案件の内容や金額でも変わることがありますので上司や総務などに確認する必要があります。
 
稟議書を書く際、最も重要なことは、決裁者にその内容を理解してもらい必要性を認させることです。そのためには、できる限り定性的な表現を排して定量的な表現で書くことです。
 
例えば、パソコン購入の稟議であれば、パソコンを導入することで、「作業が合理化できる」ではなく、「手書きで行っていた請求書の発行作業や宛名書きの作業時間が、ΟΟ%程度短縮でき、残業時間の削減につながる。」と書くのが望ましい。 また、起案にあたり、比較検討した対案を表などにまとめて、各案のメリット・デメリットを決裁者に簡潔に提示として検討していただくのがよい。

Posted: 2005 - Updated: 12/30/2006

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稟議書の文例フォーム

平成Ο年Ο月Ο日
起案者          印

社 長   殿    
起案番号 第00-00000号
決裁日 平成  年  月  日
認可 条件付認可 保留 否決
 
{   決裁 印   }   
 
 

決裁印:専務 総務部長 担当部部長 担当部課長
 
(直上司を起点に幹部へと回覧して決裁印を戴く)
 

ОΟООΟОの件

起案の内容と理由を簡潔に説明する文章 。

必要事項を整理して箇条書きで書く。
1)理由
2)目的
3)効果(定性的表現でなく可能な限り定量的に書く)
4)予算又は費用及び支弁方法
5)実施時期又は期間
6)実行計画又は、スケジュール
7)添付書類
 見積書(複数社の相見積もりを取る)
 カタログ
 効果を証明する資料など、上層部が納得するにたる資料

以 上

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