ビジネスレターの書き方

ビジネスレターの書き方 - 主としてビジネスレターの書き方です。 特に個人的な手紙とは異なるビジネス文書特有の宛名の表記方法、構成、形式、体裁等に関して解説します。 通常の手紙と共通することは手紙 書き方を参照ください。

ビジネスレターの書き方

[宛名]
株式会社 〇〇〇〇
総務部長 〇〇〇〇 様
[担当名がが分からない場合]
 〇〇(部長/ご担当)様又は 株式会社 〇〇〇〇御中
[多くの人に同一の文章を送る場合]
(株主/〇〇会員) 各位
各位には敬称の意味があるので「様」をつけない
[頭語と時候の挨拶]
拝啓(改まった場合-「謹啓」)
〇〇の候、貴社益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
〇〇の候、皆様方におかれましてはご健勝のことと存じます。
[主文の書き出しの語]
(さて/この度は/先日は/早速ですが/ところで)、・・・
[主文での接続語]
(では/それでは/つきましては/お手数ですが)、・・・
(ご多忙中とは存じますが/誠に恐縮ではありますが)、・・・
[結びの言葉/結語]
今後ともご愛顧のほどよろしくお願い申し上げます。
今後ともご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。
略儀ながら、書中をもっつて・・・
敬具(右下に書く/改まっつ場合-「謹啓」には「敬白」を対応させる)
[日付]
令和〇年〇月〇日(お祝い事等の案内/お礼状の場合「〇年〇月吉日」でも良い)
[差出人の住所・氏名]
株式会社 〇〇〇〇
代表取締役社長/〇〇部 部長) 〇〇〇〇
必要があれば住所/電話番号
横書きのビジネスレターの場合、宛名より一段下げた右よりの位置でも良い。

関連文例一覧

ビジネスレターの書き方(複数宛)

〇〇〇〇 各位

令和〇年〇月〇日
株式会社〇〇商事
代表取締役社長
〇〇〇〇
電話000-1111-111

〇〇〇〇〇ご挨拶(ご案内)

[拝啓 貴社におかれましては、益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。]
[この度][さて]、

この文書で伝えたい内容(主文)

人事の紹介や各種案内の場合、詳細を文章にするより、
[詳細は下記のとおりとなっております。]
として、下記にまとめて箇条書きする 。

[つきましては] [お手数ですが] [ご多忙中とは存じますが]

主文の内容に関してのお願いや依頼の具体的内容

[今後とも、ご愛顧賜りますようお願い申し上げます]
[略儀がら書中をもってご挨拶申し上げます。]

敬 具

詳細の内容は「下記」に箇条書きするのが分かりやすい。


[詳細を箇条書]

以 上

ビジネスレターの書き方(個人宛)

〇〇商事 株式会社
海外事業部 第二営業部
営業二課長 〇〇〇〇 様

令和〇年〇月〇日
株式会社〇〇商事
経理課長 〇〇〇〇
電話000-1111-111

〇〇〇〇に関する(照会/依頼/ご連絡)の件

[拝啓 貴社におかれましては、益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。]
[この度][さて]、

この文書で伝えたい内容(主文)

文章を簡略化するのに必要な場合、
[詳細は下記のとおりとなっております。]
として、下記にまとめて箇条書きする 。

[つきましては] [お手数ですが] [ご多忙中とは存じますが]

主文の内容に関してのお願いや依頼の具体的内容

[今後とも、ご愛顧賜りますようお願い申し上げます]
[〇〇〇〇していいただけますようお願い申し上げます]

敬 具

詳細の内容は「下記」に箇条書きするのが分かりやすい。


[詳細を箇条書]

以 上

ビジネス文書(社内文書) 書き方(複数宛)

営業部員  各位

令和〇年〇月〇日
経理部 〇〇〇〇
電話000-1111-111

〇〇〇〇の件

[標題の件、下記のとおりご対応ください。]
[書き出しで、用件を簡略に書き、以降、必要に応じて詳細な説明を付け加える]

[詳細は下記のととりとなっております。
(箇条書を利用すると書き易すく、分かり易い)]

[つきましては] [お手数ですが] [ご多忙中とは存じますが]

主文の内容に関してのお願いや依頼の具体的内容

なお、[ご不明な点は、担当〇〇まで問い合わせください。]


[詳細を箇条書]

以 上

ビジネスレターの書き方と留意すべきこと

 ビジネスレターを書く際、留意すべきことは以下のとおりです。
 
1.簡潔で正確な文章を書く
ビジネスレターは、正確で簡潔な表現を心がけてください。冗長で形容詞や修飾語が多い文章はビジネス文書に不似合いです。 箇条書きで書くのも良い方法です。箇条書きすると論理的に矛盾するセンテンスが発見しやすくなる利点もあります。
まずは用件を正確に伝えることを第一に考え、文章の上手い下手はあまり気にする必要はありません。
2.あいまいな表現やどちらとも取れる表現は使わない
「・・・頃」では、正確に情報が伝わりません。時間がはっきりしない場合は期限を切ります。例えば、「・・・を目処に」とか、「〇時前後1時間以内」などと書きます。ビジネスにおいては、できる限り定量的表現を心がけてください。
また、「結構です」は、使い方ではどちらとも取れる場合がありますので、そのような言葉は使わず、明確な表現にします。最後に一読し、人によって取り違える可能性がないかに重点を置いて再チェックしましょう。
 
3.誤字/脱字や幼稚な言葉を使わない。
特に社外文書は、発してしまうと自身ではコントロールできません。誤字・脱字は読み手えを惑わし、誤った情報を伝えることもあります。また、幼稚な表現[ビジネス文書として合わない表現や言葉}は書いた本人ばかりでなく、 会社の品性を疑われるおそれがあります。自分で書いた文章に自信がないのなら、上司や同僚に読んでもらい、おかしな表現がないか確認してもらいましょう。

Posted: 2005 - Updated: 12/28/2006

関連文例&コンテンツ

文例一覧policy運営者情報免責事項