手紙の書き方

手紙の書き方-ここでは手紙の基本構成をもとに手紙の書き出し(前文)から、主文、終わり(末文)、後付け/副文までの書き方と手紙を書くとき心がけるすべきこととを詳細に説明します。
 また、各々のパートで通常使う語句や慣用句の大半を流れに沿って列挙してありますので、語句の選択に迷ったときの参考にされてください。

手紙の構成と基本ルール

手紙の基本構成

手紙は、形式に即して書くことが求められます。特に儀礼的で改まった手紙でその形式が重んじられます。
ここでは、手紙の基本構成についての説明と注意すべきことを述べます。

前文-主文-末文-後付け

手紙の構成は、前文-主文-末文-後付けの4パートでなります。以下は横書きの例です。

ΟООΟ 様

【前 文】
謹啓 新春のみぎり、ОΟ様におかれましてはいよいよご壮健の由、大慶の至りと存じます。
 ・・・・ 
【主 文】
さて、・・・・・
 
【末 文】
今後とも倍旧のご高配を賜りますようお願い申し上げます。
略儀ながら書中にてご挨拶まで申し上げます。

敬 具

【後付け】

令和Ο年Ο月Ο日 (2)

ΟООΟ

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頭語/結語の書き方 ▼

頭語/結語で注意すべきこと

1.頭語/結語は一対で正しく対応させてください。
2.頭語は次を一文字空けて文章を書き出し、結語は文書の最後尾、行の最下部に書きます。
3.前略/冠省/略啓-頭語の場合は、前文/時候の挨拶を省かないといけません。
4.個人的な普段のやり取りの手紙(儀礼的な手紙以外)には、堅苦しい頭語/結語を書く必要はありません。
5.死亡通知/お悔やみ/喪中欠礼/年賀状/寒中見舞いには、頭語/結語/時候の挨拶をいれませんし、状況によっては、詫び状/督促状/抗議の手紙にも敢えて入れなくてもよいでしょう。

前文の書き方 ▼

前文で注意すべきこと

1.相手の地位や立場にみ合う敬意を表すことばを選択してください。
例えば、地位が高い方や取引先の重役の方宛のお祝いやお礼の手紙の場合、最も改まった表現「拝啓 いよいよご壮健の(段/由)慶賀に存じます」とすると、格調高い文章となります。しかし、担当間や親しい方に同じ文章を用いると堅苦しく、他人行儀印象となりますので、 相手との関係性を考慮した表現にするよう心がけるのも必要なことです。
2.ことばの敬意や丁寧さの度合いがちぐはぐにならないよう文内を統一する。
例えば、「平素は、一方ならぬの懇情を賜り、本当にありがとうございます」では、丁寧さが統一されていない印象を与えます。例文では下線の部分を「(厚くお礼/深謝)申し上げます」とすると統一感のある文章となります。
3.ビジネスシーンでは、時候の挨拶も厳格な形式に従わず略式の表現がされています。
「拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます」が、広く認知されていますので、儀礼文書以外では使っても良いでしょう。

主文の書き方 ▼

3 主文で注意すべきこと

1.文章の基本である主語と述語が合ってるか最後に確認する。
2.ことばの敬意や丁寧さの度合いがちぐはぐにならないよう文章を統一する。
3.相手の地位や立場を考慮した敬語や表現を使って書く。
4.字配りで注意すること
1)差出人やその家族を指すことば(私/母など)は、行頭に書かない。
2)相手やその家族を指すことば(貴兄/お母様)は、行末に書かない。
3)相手やその家族を指すことば、おめでたいことば(お喜び)は、2行にまたがらないようにする。
4)文字の調整で行の途中で改行るすことで余白あいてもかまいませんので、ひとつのことば(申し上げますと「申し」「上げます」としない)は、その行に収めるようにする。
5.忌み言葉を使わないように注意する
1)お悔やみの忌み言葉
死/死亡/四/九/次々/続いて/繰り返す/度々/ますます/重ねがさね
2)退院/全快祝いの忌み言葉
死ぬ/苦しむ/寝る/繰り返す/度々/四/九
3)お見舞いの忌み言葉
続く/重なる/繰り返す/再度/たびたび/衰える/長引く/寝付く/四/九
4)結婚祝いの忌み言葉
別れる/離れる/割れる/切れる/途絶える/再び/度々など
5)出産祝いの忌み言葉
死ぬ/苦しむ/流れる/失う/落ちる/四/悲しむ/痛ましい
6)入学/就職祝いの忌み言葉
落ちる/すべる/変わる/終わる/破れる/取り消す/中止
7)新築/開店祝いの忌み言葉
燃える/焼ける/火/つぶれる/倒れる/壊れる/閉まる/負ける

末文の書き方 ▼

末文で注意すべきこと

1.前文と末文でその丁寧さの度合いがちぐはぐにならないように統一する。
2.末文最後尾に書く結語は、必ず頭語と対応させる。
3.前文で「ご隆盛」と書き、末文でも「ご隆盛をお祈りします」とかぶらないようにする。
4.事務的内容の場合、「相手の健康や繁栄、活躍を祈ることば」を省略し、「まずは、お礼まで」「取り急ぎ、ご通知まで申し上げます」とするのも可。

後付けと副文の書き方 ▼

後付けで注意すべきこと

1.お祝いの手紙の日付は「吉日」「佳日」とすることがあります。また、年賀状では「元旦」、暑中見舞いでは「盛夏」とすることがあります。
2.家族や親しい間柄の場合、発信者名を「ОΟより」とるのが他人行儀にならすによいでしょう。
3.宛名の敬称「様/殿/先生」は、封筒の宛名と統一します。
4.代筆の場合、発信者の署名の下に「代」(妻の場合は「内」)と書きます。
5.宛名の敬称には、通常「様」を使います。「殿」は、事務的な文書には使われますが、基本的に目下の人に付ける敬称であり、手紙には一般的に使いません。 また、不特定多数宛の場合は、「各位」(敬称の意があり、重複するのでその後ろに「様」はつけません)。

4 副文の書き方

1.副文は、縦書きの場合、宛名から1行あけて2〜3文字下げて書き出し、本文より少し小さい文字で書きます。
2.本文で書きもらしたことや特記事項など「追伸 ・・・・」と書きます。 ただし、通常私信では使ってもビジネスレターでは使いませんので、本文にもれなく内容を盛り込むようにしましょう。

手紙を書くとき心がけるすべきこと

伝えたい事柄や気持ちを正確に伝える

手紙を書く場合、普通なにか伝えたいことがあって書きます。それが伝わらない文章では、形式や難しい言葉を並べても意味がありません。つまり、伝えたいことが正確に伝わることが最も大切なことなのです。
お礼の手紙なら、お礼の気持ちが伝わるように書かなければいけません。基本の流れとしては、主文の文頭にお礼の言葉を入れて、その後に続く文章で「あなたのおかげでコレコレできました。」そして、最後に感謝の気持ちや相手を思いやる言葉を入れて結びます。
例えば、誕生日プレゼントに腕時計を頂いたお礼では
「誕生日プレゼントありがとうございます。素敵な時計なので大変気に入って、この時計を毎日愛用しています。・・・・それでは、寒くなりましたが、風邪に気をつけてお元気でお過ごしください。」
とても簡潔な文章でも、お礼の気持ちが伝われば良いのです。

手紙の受け手に合わせて書く

目上でなく、かつ親しい間柄なら「拝啓 益々ご健勝のこととお慶び申し上げます」などと書くと、受け手は、どこかの文例をそのまま使ったなと思うでしょう。そう思わせると、本当に伝えたいことが伝わりません。親しい関係なら、時候のあいさつも「寒くなりましたがお元気ですか」とか気さくな言い回しが好印象になります。
反面、目上の人やあまり面識のない方などへの手紙は、「時候の挨拶」「主文」「結語」と手紙の基本通りに書くことが好印象となります。

手紙の特徴を意識して書く

現代では、手紙やはがき以外にも電話やメールなど伝達手段がたくさんあります。その中で手紙を使うことの意味を考える必要があります。
手紙やはがきは形があり、長い年月残ることと、相手の好きなときに読むことができ、読み返すこともできること。また、最近では、電話や携帯、メールが一般的な伝達手段となり、受け手からすると手紙が届くことは、新鮮な驚きを感じるようになっています。普段は、電話で済ます用件も手紙だと特別なことのように思わせることができます。だからこそ、お礼や感謝の意を表す場合は、手紙を使いましょう。 また、高齢の方、上司、面識が薄い親戚などは、手紙やはがきが印象に残してもらうためにも有効です。
このような、手紙やはがきの特徴を意識して書くことが必要です。具体的には、話し言葉(口語)では書かないことは基本です。口語で書くのでは電話と同じになります。また、あいまいな表現やどちらでも取れる表現は避けてください。受け手にあれこれ考させる文章は迷惑となります。

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