手紙の書き方

手紙の書き方-ここでは手紙の基本構成をもとに手紙の書き出し(前文)から、主文、終わり(末文)、後付け/副文までの書き方と手紙を書くとき心がけるすべきこととを詳細に説明します。 また、語句や慣用句を流れに沿って列挙してありますので、語句の選択に迷ったときの参考にされてください。
手紙の書き方一覧
手紙の構成  頭語/結語  前文  主文  末文  後付/副文 

手紙の構成と基本ルール

手紙の基本構成

手紙は、形式に即して書くことが求められます。特に儀礼的で改まった手紙でその形式が重んじられます。
ここでは、手紙の基本構成についての説明と注意すべきことを述べます。

前文-主文-末文-後付け

手紙の構成は、前文-主文-末文-後付けの4パートでなります。以下は横書きの例です。

ΟООΟ 様

【前 文】
謹啓 新春のみぎり、ОΟ様におかれましてはいよいよご壮健の由、大慶の至りと存じます。
 ・・・・ 
【主 文】
さて、・・・・・
 
【末 文】
今後とも倍旧のご高配を賜りますようお願い申し上げます。
略儀ながら書中にてご挨拶まで申し上げます。

敬 具

【後付け】

令和Ο年Ο月Ο日 (2)

ΟООΟ

頭語/結語の書き方

頭語/結語とは

頭語とは、手紙の冒頭(前文より前)に置く語で、結語とは、手紙の最後尾に置く語のことです。 手紙等では通常状況に応じた対となる頭語/結語を書きます。

一般的頭語/結語の慣用句

公私、男女区別なく使うことができます。なお、太字を組み合わせるのが一般的。他はどの組み合わせでもかまいません。
1. 改まった手紙
謹啓/謹呈/恭啓/粛啓 - 敬白/謹言/謹白/頓音
2. 通常の手紙
拝啓/拝呈/啓上/拝進 - 敬具/敬白/拝具
3. 緊急の手紙
急啓/急呈/急白 - 草々/不備/不一/不尽
4. 返信の手紙
拝復/復啓/謹復/ご状拝読 - 敬具/敬答/拝答/謹答
5. 再信の手紙
再啓再呈/追啓 - 敬具/敬白/拝具
6. 前文省略した手紙
前略/冠省/略啓 - 草々/不備/不一/不尽
7. 初めての相手に手紙をだす時
初めてお手紙をさし上げます/突然お手紙をさしあげますご無礼をお許しください
 - 敬具/敬白/拝具

女性のみが使用可能な頭語/結語の慣用句

現代ではほとんど使われませんし、ビジネスレターでは使わないのがよいでしょう。
この語句を使うシーンとしては、季節の挨拶やお礼状なので女性らしい柔らかい趣きをかもしだしたいときにはよいと思います。この場合、頭語が「一筆申し上げます」だと堅苦しくなりますので、親しい方へのカジュアルな手紙では、「・・となりましたが、いかがお過ごしですか」のような書き出しとし、結語のみ「かしこ」を使うのがよいでしょう。
1. 改まった手紙
謹んで申し上げます - あらあらかしこ/めでたくかしこ/ごめんくださいませ
2. 通常の手紙
一筆申し上げます - かしこ/さようなら/ごきけんよう
3. 緊急の手紙
取り急ぎ申し上げます - かしこ/さようなら
4. 返信の手紙
お手紙拝見いたしました/お手紙承りました/お便りありがとうございました
かしこ/さようなら/お返事まで
5. 再信の手紙
重ねて申し上げます - かしこ/さようなら
6. 前文省略した手紙
前略ごめんください/前文お許しください - かしこ/さようなら
7. 初めての相手に手紙をだす時
初めてお手紙をさし上げます/突然お手紙をさし上げますご無礼をお許しください
あらあらかしこ/めでたくかしこ

頭語/結語で注意すべきこと

1.頭語/結語は一対で正しく対応させてください。
2.頭語は次を一文字空けて文章を書き出し、結語は文書の最後尾、行の最下部に書きます。
3.前略/冠省/略啓-頭語の場合は、前文/時候の挨拶を省かないといけません。
4.個人的な普段のやり取りの手紙(儀礼的な手紙以外)には、堅苦しい頭語/結語を書く必要はありません。
5.死亡通知/お悔やみ/喪中欠礼/年賀状/寒中見舞いには、頭語/結語/時候の挨拶をいれませんし、状況によっては、詫び状/督促状/抗議の手紙にも敢えて入れなくてもよいでしょう。

関連文例/例文一覧

前文の書き方

前文とは

前文とは、頭語の後にくる「時候の挨拶」とそれに続く文です。相手の繁栄や健康を喜ぶことばや日頃の感謝を述べるのが通例です。
前文は、決まり文句があり、内容に則したことばを組み合わせて書くことができます。

主にビジネスレターの前文

【健康や繁栄を喜ぶ挨拶の前文】
{ ますます / いよいよ }
 ↓
{ (お元気で/お健やかにて)お過ごし / ご(健勝/壮健)にてご活躍 
 ご(清栄/清祥/繁栄/隆盛/隆昌/発展/活躍/健勝/壮健) }
 ↓
{ のことと / の段 / の由 / の趣  }
 ↓
{ 何よりに存じます / 慶賀の至りに存じます / 大慶に存じます 
 お慶び申し上げます / 心よりお喜び申し上げます / 拝察申し上げます }
【平素の感謝とお礼の前文】
{ 平素は / 日ごろは / 毎々 / 先日は / 先般は /この度は }
 ↓
{ (格別/格段)の / 一方ならぬ / 身に余る / 多大な / 過分な }
 ↓
{ ご(指導/支援/協力/厚情/交誼/厚誼/懇情/愛顧) / お引き立て }
 ↓
{ を賜り / をいただき / にあずかり / になりまして }
 ↓
{ (厚くお礼/深謝/深くお礼/心からお礼)申し上げます / 感謝しております }

主に私的な手紙の前文

【相手の安否をたずねる前文】
{ ΟО様 / 皆様 / 皆々様 / ご家族の皆様 / ご一同様 }
 ↓
{ には / おかれましては }
 ↓
{ いかがお過ごしですか / お元気でいらっしゃいますか
/ お変わりなくお過ごしですか / お元気にお過ごしのことと存じます
/ (お変わりなく/お健やかに)お過ごしのこととお喜び申し上げます }
【自分の安否を伝える前文】
{ (私/私ども)も / こちらも / 当方も / 家族一同 }
 ↓
{ (元気/無事/健康/平穏/息災)に / 何事もなく / 大過なく }
 ↓
{ (暮ら/過ご)しております
/ (暮ら/過ご)しておりますので、どうかご(休心/安心)ください }
【日ごろの感謝の前文】
{ 平素は / 日ごろは / 先日は / 先般は }
 ↓
{ 何かと / 大変 / いろいろと }
 ↓
{ お世話になりまして / お心におかけいただき / お気遣いをいただき }
 ↓
{ 誠にありがとうございます / ありがとうございます
/ 心よりお礼申し上げます / 深く感謝しております }
【ご無沙汰を詫びる前文】
{ 平素は / 日ごろは / 心ならずも
/ 長らく / 久しく / すっかり / 雑事にまぎれて }
 ↓
{ ご無沙汰(ばかりで/続きで/いたしまして) }
 ↓
{ 誠に申し訳ございません / 心苦しく存じます /平にご容赦ください }

前文で注意すべきこと

1.相手の地位や立場にみ合う敬意を表すことばを選択してください。
例えば、地位が高い方や取引先の重役の方宛のお祝いやお礼の手紙の場合、最も改まった表現「拝啓 いよいよご壮健の(段/由)慶賀に存じます」とすると、格調高い文章となります。しかし、担当間や親しい方に同じ文章を用いると堅苦しく、他人行儀印象となりますので、 相手との関係性を考慮した表現にするよう心がけるのも必要なことです。
2.ことばの敬意や丁寧さの度合いがちぐはぐにならないよう文内を統一する。
例えば、「平素は、一方ならぬの懇情を賜り、本当にありがとうございます」では、丁寧さが統一されていない印象を与えます。例文では下線の部分を「(厚くお礼/深謝)申し上げます」とすると統一感のある文章となります。
3.ビジネスシーンでは、時候の挨拶も厳格な形式に従わず略式の表現がされています。
「拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます」が、広く認知されていますので、儀礼文書以外では使っても良いでしょう。

主文の書き方

1 主文とは

主文とは、その手紙の本題を書くところです。冒頭の書き出しには「さて」「このたびは」など起こし言葉「起語」がおかれるます。

2 主文の書き出し(起語)と接続語

起語
さて、・・・
この度は、・・・
早速ですが、・・・
先日は、・・・
ところで・・・
主文を結びへ繋げる語
では、・・・
それでは、・・・
つきましては、・・・
お手数ですが、・・・
ご多忙中とは、存じますが・・・
大変恐縮ではありますが、・・・

3 主文で注意すべきこと

1.文章の基本である主語と述語が合ってるか最後に確認する。
2.ことばの敬意や丁寧さの度合いがちぐはぐにならないよう文章を統一する。
3.相手の地位や立場を考慮した敬語や表現を使って書く。
4.字配りで注意すること
1)差出人やその家族を指すことば(私/母など)は、行頭に書かない。
2)相手やその家族を指すことば(貴兄/お母様)は、行末に書かない。
3)相手やその家族を指すことば、おめでたいことば(お喜び)は、2行にまたがらないようにする。
4)文字の調整で行の途中で改行るすことで余白あいてもかまいませんので、ひとつのことば(申し上げますと「申し」「上げます」としない)は、その行に収めるようにする。
5.忌み言葉を使わないように注意する
1)お悔やみの忌み言葉
死/死亡/四/九/次々/続いて/繰り返す/度々/ますます/重ねがさね
2)退院/全快祝いの忌み言葉
死ぬ/苦しむ/寝る/繰り返す/度々/四/九
3)お見舞いの忌み言葉
続く/重なる/繰り返す/再度/たびたび/衰える/長引く/寝付く/四/九
4)結婚祝いの忌み言葉
別れる/離れる/割れる/切れる/途絶える/再び/度々など
5)出産祝いの忌み言葉
死ぬ/苦しむ/流れる/失う/落ちる/四/悲しむ/痛ましい
6)入学/就職祝いの忌み言葉
落ちる/すべる/変わる/終わる/破れる/取り消す/中止
7)新築/開店祝いの忌み言葉
燃える/焼ける/火/つぶれる/倒れる/壊れる/閉まる/負ける

末文の書き方

末文とは

 末文は、手紙の結びでする挨拶の文章です。一般的には、相手の健康や繁栄、活躍を祈ることばを書きます。また、内容が「お願い」「お礼」「お詫び」の場合は、主文を簡潔ばことばに要約して書き添えるとか、今後のご交誼やご指導をお願いする文を書く部分です。
末文も前文同様決まり文句があり、内容に則したことばを組み合わせて書くのが慣例です。

主にビジネスレターの末文

【指導や交誼をお願いする末文】
{ 今後とも / これからも }
 ↓
{ なにとぞ / どうぞ / どうか }
 ↓
{ 倍旧の / 末長く / 変わらぬ / 一層の }
 ↓
{ ご(厚誼/交誼/指導/教示/愛顧/協力/支援/高配)
/ ご指導、ご鞭撻 / お(引き立て/力添え) }
 ↓
{ を賜り(たく/ますよう) / くださいますよう / のほど }
 ↓
{ お願い申し上げます / お願いいたします }
【健康や繁栄を祈る末文】
{ 末筆ながら / 時節柄 / ΟО厳しき折 }
 ↓
{ ますますの / 一層の }
 ↓
{ ご(健勝/多幸/活躍/隆盛/発展/繁栄)/ ご健勝とご多幸 }
 ↓
{ を / のほど }
 ↓
{ 心より / 衷心より }
 ↓
{ お祈り申し上げます / お祈りいたします / 祈念しております }
【締めことば】
{ ますは / 右、 / 以上、 }
 ↓
{ 取り急ぎ / 略儀ながら書中にて / 書中をもって }
 ↓
{ ご(通知/挨拶/お礼/お詫び) / ΟОのご案内
/ ご案内がかたお願い / お礼かたがたお知られ }
 ↓
{ まで / まで申し上げます / 申し上げます / いたします }

主に私的な手紙の末文

【相手の健康を願う末文】
{ ΟО様の / 皆様の / 皆々様の / ご家族の皆様の / ご一同様の }
 ↓
{ ますます / いよいよの / 一層の / 更なる }
 ↓
{ ご(健勝/多幸/活躍/発展)を }
 ↓
{ お祈り申し上げます / お祈りいたします / 祈念しております }
【返信を求める締めくくり】
{ 恐れ入りますが / お手数ですが / ご多忙のところと存じますが }
 ↓
{ ご返事(のほどよろしくお願い申し上げます/いただければ幸いです)
/ ご検討のうえ、お返事をお願いいたします / ΟОのお返事をお知らせください }
【伝言をお願いする締めくくり】
{ ΟО様にも / ご家族の皆様に  }
 ↓
{ くれぐれも / どうか / どうぞ }
 ↓
{ よろしくお伝えください }
【用件をまとめる締めくくり】
{ ますは / 取り急ぎ / 略儀ながら書中にて }
 ↓
{ お礼 / お見舞い / お祝い / お願い / お知らせ / お返事 }
 ↓
{ まで / 申し上げます / いたします }

末文で注意すべきこと

1.前文と末文でその丁寧さの度合いがちぐはぐにならないように統一する。
2.末文最後尾に書く結語は、必ず頭語と対応させる。
3.前文で「ご隆盛」と書き、末文でも「ご隆盛をお祈りします」とかぶらないようにする。
4.事務的内容の場合、「相手の健康や繁栄、活躍を祈ることば」を省略し、「まずは、お礼まで」「取り急ぎ、ご通知まで申し上げます」とするのも可。

後付けと副文の書き方

後付け/副文とは

後付けには、発信日と発信者、宛名を書きます。また、副文は末文より後に書き足す文章です。

縦書きの後付け位置

発信日 - 文末(結語)の次の行の最上部 (1)
発信者 - 発信日の次の行の最下部 (2)
宛 名 - 発信者の次の行の最上部 (3)
副 文 - 宛名から1行あけて2〜3文字下げる。(4)

拝啓 ΟΟの候、ΟΟ様におかれましては益々健勝のことお慶び申し上げます。
 ・・・・ 
略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます 。

敬 具

令和Ο年Ο月Ο日 (1)

ΟООΟ (2)

ΟООΟ 様 (3)

   追伸 ・・・・・(4)

横書きのの後付け位置

宛 名 - 頭語の前の行左端 (1)
発信日 - 文末(結語)の次の行左端 (2)
発信者 - 発信日の次の行の右端 (3)

ΟООΟ 様 (1)

拝啓 ΟΟの候、ΟΟ様におかれましては益々健勝のことお慶び申し上げます。
 ・・・・ 
略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます 。

敬 具

令和Ο年Ο月Ο日 (2)

ΟООΟ (3)

後付けで注意すべきこと

1.お祝いの手紙の日付は「吉日」「佳日」とすることがあります。また、年賀状では「元旦」、暑中見舞いでは「盛夏」とすることがあります。
2.家族や親しい間柄の場合、発信者名を「ОΟより」とるのが他人行儀にならすによいでしょう。
3.宛名の敬称「様/殿/先生」は、封筒の宛名と統一します。
4.代筆の場合、発信者の署名の下に「代」(妻の場合は「内」)と書きます。
5.宛名の敬称には、通常「様」を使います。「殿」は、事務的な文書には使われますが、基本的に目下の人に付ける敬称であり、手紙には一般的に使いません。 また、不特定多数宛の場合は、「各位」(敬称の意があり、重複するのでその後ろに「様」はつけません)。

4 副文の書き方

1.副文は、縦書きの場合、宛名から1行あけて2〜3文字下げて書き出し、本文より少し小さい文字で書きます。
2.本文で書きもらしたことや特記事項など「追伸 ・・・・」と書きます。 ただし、通常私信では使ってもビジネスレターでは使いませんので、本文にもれなく内容を盛り込むようにしましょう。

手紙を書くとき心がけるすべきこと

伝えたい事柄や気持ちを正確に伝える

手紙を書く場合、普通なにか伝えたいことがあって書きます。それが伝わらない文章では、形式や難しい言葉を並べても意味がありません。つまり、伝えたいことが正確に伝わることが最も大切なことなのです。
お礼の手紙なら、お礼の気持ちが伝わるように書かなければいけません。基本の流れとしては、主文の文頭にお礼の言葉を入れて、その後に続く文章で「あなたのおかげでコレコレできました。」そして、最後に感謝の気持ちや相手を思いやる言葉を入れて結びます。
例えば、誕生日プレゼントに腕時計を頂いたお礼では
「誕生日プレゼントありがとうございます。素敵な時計なので大変気に入って、この時計を毎日愛用しています。・・・・それでは、寒くなりましたが、風邪に気をつけてお元気でお過ごしください。」
とても簡潔な文章でも、お礼の気持ちが伝われば良いのです。

手紙の受け手に合わせて書く

目上でなく、かつ親しい間柄なら「拝啓 益々ご健勝のこととお慶び申し上げます」などと書くと、受け手は、どこかの文例をそのまま使ったなと思うでしょう。そう思わせると、本当に伝えたいことが伝わりません。親しい関係なら、時候のあいさつも「寒くなりましたがお元気ですか」とか気さくな言い回しが好印象になります。
反面、目上の人やあまり面識のない方などへの手紙は、「時候の挨拶」「主文」「結語」と手紙の基本通りに書くことが好印象となります。

手紙の特徴を意識して書く

現代では、手紙やはがき以外にも電話やメールなど伝達手段がたくさんあります。その中で手紙を使うことの意味を考える必要があります。
手紙やはがきは形があり、長い年月残ることと、相手の好きなときに読むことができ、読み返すこともできること。また、最近では、電話や携帯、メールが一般的な伝達手段となり、受け手からすると手紙が届くことは、新鮮な驚きを感じるようになっています。普段は、電話で済ます用件も手紙だと特別なことのように思わせることができます。だからこそ、お礼や感謝の意を表す場合は、手紙を使いましょう。 また、高齢の方、上司、面識が薄い親戚などは、手紙やはがきが印象に残してもらうためにも有効です。
このような、手紙やはがきの特徴を意識して書くことが必要です。具体的には、話し言葉(口語)では書かないことは基本です。口語で書くのでは電話と同じになります。また、あいまいな表現やどちらでも取れる表現は避けてください。受け手にあれこれ考させる文章は迷惑となります。

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