自治会/PTA総会委任状 書式/文例

　この書式は、総会における委任状で最低限必要な事項を入れた簡易なフォーマットです。
　ご自身の状況や必要応じて一般/汎用テンプレートで説明した項目を追加してご使用ください。

委任状の注意事項

1.総会は、いつの何の総会かがわかるように書いてください。単に「PTA総会」では、いつの何処のPTA総会か分からないので、「〇〇小学校〇年〇月〇日開催のPTA総会」と書く必要があります。町内会の総会も同様です。
2.誰に委任するかは、総会側からの指示がある場合はその指示に従います。それがない場合は、(会長　又は　議長　又は　総会の決定)のどれかにするのが一般的です。
　会長に一任の場合は、発議している人に委任することになり会長への信任を意味します。
　議長に一任の場合は、議長は議決に参加しない場合が多く、議事を中立的に運営する役割を担いますので、「中立」の意思表示の意味合いもあるといえます。
　総会の決定に一任の場合は、多数決で決まったことに従うとの意思表示の意味合いがあります。
3.氏名と住所、捺印(認印でかまいません)は、必須でPTA総会なら生徒の氏名/学年も必須とです。大きな自治会、町内会やマンソン組合などでは、子組合名や棟、部屋番号など個人を特定するのに役立つ情報も追加するのがよいでしょう。
4.委任状の用紙
　ワープロ用紙、便箋なんでもかまいませんし、手書き、ワープロどちらでもかまいません。
5.議決を伴う総会(会計報告や役員の改選)に欠席する場合は、委任状の提出が強く求められることがあります。
総会には「定足数」があり、これは会議が成立するために必要な参加人数のことです。それが一定数(定款や会則などで決まっていて、総数の2/3とか1/2などと決められています)ないと会議の議決ができなくなります。委任状があれば、会議に欠席しても議決には参加したとみなされ「定足数」に加算されます。そのため委任状の提出が求められるのです。