不良品の(代替/交換)猶予のお願いメール　文例

件名:(〇〇不良のお詫び/〇〇不良のお詫びと交換品について/「〇〇」不良の件/交換品猶予のお願い)

〇〇〇〇株式会社
(部署名)　〇〇〇〇 様
　
〇〇〇〇株式会社(営業部/〇〇部)〇〇です。
　
平素は(格別のお引き立てを賜り/弊社(製品をご(愛顧/使用)/商品を)ご購入いただき)、心よりお礼申し上げます。
　
この度は、〇〇不良の件で貴社に(多大なご迷惑/ご不便)をおかけしておりますこと、深くお詫び申し上げます。
　
(状況から今回の不良は弊社の責任であることとは明らかであり/貴社よりご返送いただいた〇〇(を詳しく調べ/の状態を確認し)、(輸送時の取り扱いに問題があった/製造過程で発生した破損である)ことが判明しており)、(貴社よりご依頼のありまいた/直ぐにも)交換品を(ご用意/納品)すべきですが、〇〇(は特注品/は非在庫品/は〇〇/をあいにく在庫しておりません)で、今直ぐにご要望にお応えできませんず、誠に申し訳ございません。
　
貴社におかれましては、(何卒/事情を斟酌いただき)(今しばらくの/あと〇日の/〇日の)ご猶予をいだたけますようお願い申し上げます。
　
(納品の準備が整いましたら直ちにご連絡を差し上げますが、まずは交換品の納品猶予のお願いとお詫びまで申し上げます。
　
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　　　　　　署名
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件名:(〇〇不良のお詫び/不良品返送お礼と交換品猶予のお願い/「〇〇」不良の件)

〇〇〇〇 様
　
〇〇〇〇株式会社(営業部/〇〇部)〇〇と申しまです。
　
平素は(弊社製品をご購入/〇〇ネットショップをご利用)いただきましてありがとうございます。
　
この度は、(〇〇/商品/製品)(に(キズ/破損/汚れ)/が、正常に動作しない不具合)がありましたことで、心よりお詫び申し上げます。
　
また、(不良の/お届けした)品をご返送いただきありがとうございました。
(弊社も/私どもの方でも)(状態/〇〇様ご指摘の不具合)をご確認させていただき、原因が(メーカーサイドにある/配送中の事故だと)(判明/判断)しましたので、商品に関しては、当然交換とさせていただきます。
しかしながら(あいにく在庫を切らしておりまして/非在庫品であり)、(現品をメーカーへ返却して、交換品を送るように指示/新たに新品を手配)はしておりますが、(今しばらく/〇日程の/〇週間程度)お時間を要します。
　
〇〇様には、たいへんご(迷惑/不便)をおかけしまうが、何とそ今しばらくのご猶予をいたさけますようお願い申し上げます。
　
(誠に略儀ながら/取り急ぎ)、〇〇不良のお詫びとお願いまで申し上げます。
　
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　　　　　　署名
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宛名/日付/発信者部分省略

(不良品/〇〇不良)のお詫びと交換について

拝啓　貴社におかれましてはますますいよいよご(隆盛/隆昌/繁盛)のことと拝察いたします。
この度は、〇〇不良の件で貴社に(多大なご迷惑/ご不便)をおかけしておりますこと、深くお詫び申し上げます。
(さて/過日/先般)、貴社よりご依頼のありまいた(代品/交換品)納入の件ですが、弊社としましても可能な限り早く納入すべく不休で生産に当たっているものの〇〇は(特注品/非在庫品/〇〇な為)ご要望にお応え(できませんず/できておりませず)誠に申し訳なく存じます。
貴社におかれましては、(何卒/事情を斟酌いただき)(今しばらくの/あと〇日の/〇日の)ご猶予を賜りますよう(伏して)お願い申し上げます。
なお、(納入日時が確定しましたら/状況に変化がありましたら)直ちにご連絡を差し上げたく存じますが、まずは代品納入(猶予のお願いとお詫び/予定の現状報告)を申し上げます。

敬　具